Os 5 erros mais comuns na Apuração Assistida (e como corrigi-los)

Com a Reforma Tributária, a lógica da apuração se inverteu: não é o contribuinte que irá declarar o imposto devido, como ocorre com o ICMS e o PIS/COFINS. É o governo quem irá apurar os novos tributos (IBS/CBS) a partir dos documentos fiscais eletrônicos emitidos e recebidos pela empresa. A revisão da apuração pelo contribuinte não é opcional: é uma nova rotina do time fiscal que veio para ficar a partir de janeiro de 2027.

Se as divergências de apuração não forem contestadas e corrigidas no prazo, o resultado do governo se torna definitivo. Isso significa que todos os erros do governo na apuração que passarem despercebidos viram imposto pago a maior, crédito perdido ou risco de autuação.

A seguir, conheça os 5 erros mais comuns que aparecem na Apuração Assistida e entenda como tratá-los.

Erro 1: Nota que referencia outra nota não aparece na apuração

NFs que citam outro documento no campo de referência, como acontece em retornos simbólicos, notas complementares e outros casos semelhantes, têm ficado fora da apuração. O efeito pode ser um débito que o Fisco deixa de cobrar ou um crédito que a empresa deixa de tomar.

Como evitar: conferir, a cada competência, se todas as notas com documento referenciado constam da apuração. Nos débitos, a correção é a emissão da Nota de Débito (ND) tipo 03 (Débitos de notas fiscais não processadas na apuração), referenciando os documentos faltantes. Nos créditos, não há solução definida, pois ainda não foi prevista Nota de Crédito (NC) análoga à ND 03.

Erro 2: Documento emitido sem destaque de CBS

Ainda em 2026, a despeito da obrigatoriedade do grupo IBS/CBS na NF-e e NFC-e para fatos geradores desde 3 de agosto (Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026), muitas empresas seguem emitindo documentos sem reportar essas informações. Sem destaque não há lançamento na apuração.

O grupo deve ser preenchido mesmo quando não houver incidência de IBS/CBS, com o CST e o cClassTrib adequados às operações não oneradas, conforme o caso.

Como evitar: nas saídas, ajustar a parametrização da emissão fiscal na origem, garantindo que todos os documentos apresentem o grupo IBS/CBS no XML. Nas entradas, identificar os fornecedores que emitem sem o grupo e solicitar a adequação ainda em 2026.

Erro 3: Crédito negado sobre itens listados como uso e consumo pessoal

A Apuração Assistida identifica automaticamente itens adquiridos pelas empresas que estão listados no art. 57 da LC nº 214, sobre os quais há uma presunção de uso e consumo pessoal (vedação ao crédito).

Para um supermercadista que vende bebida alcoólica, por exemplo, isso significa que os valores de CBS destacados nas notas de aquisição das bebidas não têm sido lançados na Apuração Assistida.

A lei afasta a vedação quando o bem é comercializado pelo contribuinte ou utilizado na fabricação de bens comercializados (art. 57, § 3º). Para quem revende esses produtos, o crédito é autorizado.

Como evitar: identificar as notas de aquisição desses itens que não geraram crédito e registrar o evento 211150 (Solicitação de Apropriação de Crédito para bens e serviços que dependem de atividade do adquirente), item a item, informando o valor de CBS a apropriar. O evento é a via oficial para afastar a presunção de uso pessoal e pedir o reconhecimento do crédito.

Erro 4: Devolução com CBS não aparece na apuração

Diversas notas com CFOP de devolução não têm aparecido na apuração, mesmo com o destaque correto de CBS. No caso de devoluções de compra, o impacto é a manutenção indevida dos créditos sobre itens devolvidos. Nas devoluções de venda, o estorno que deveria reduzir o débito não entra na apuração.

Como evitar: garantir que toda devolução saia com o grupo IBS/CBS preenchido e acompanhar, mês a mês, se o estorno entrou. O que não entrou é débito a contestar. Como no Erro 1, a Nota de Débito tipo 03 resolve o lado do débito; do lado do crédito, não há instrumento equivalente até o momento.

Erro 5: Nota cancelada continua lançada

Muitos documentos fiscais cancelados têm aparecido na apuração, cobrando débito ou concedendo crédito sobre uma operação que não existe mais.

Como evitar: ainda não há uma solução definida pelo governo. Por ora, a recomendação é cruzar a apuração com a lista de cancelamentos do ERP a cada competência, registrar as ocorrências e contestar o débito indevido dentro do período de ajuste.

Como encontrar todos esses erros em milhões de documentos, todo mês?

Cada um dos erros acima só aparece quando se compara, nota a nota, o que o governo apurou com o que a empresa registrou no ERP. Para operações de grande porte, isso significa cruzar milhões de notas fiscais por competência, trabalho inviável de se realizar manualmente.

O Norma Apuração Assistida foi desenvolvido para automatizar esse trabalho nas grandes empresas. A plataforma se integra aos principais ERPs do mercado (Consinco, SAP, Bluesoft, Protheus e Oracle) e ao portal da Apuração Assistida para conciliar a apuração automaticamente e apontar as divergências:

• Notas presentes no ERP e ausentes na apuração (e vice-versa)
• Divergências de valor de débito e crédito por documento
• Devoluções, cancelamentos e referências não processados
• Auditoria da tributação de cada documento de entrada e saída, apontando erros em relação ao tratamento previsto em lei

A integração é nativa com o seu ERP, sem migração e sem reconfiguração do que já está funcionando.